Liste de contrôle des meilleures pratiques de réunion virtuelle

La clé de toute entreprise prospère est la communication. Dans le passé, cétait un sujet très sensible, et les gens devaient faire de réels sacrifices pour interagir avec leur équipe. De nos jours, les progrès technologiques ont rendu les choses beaucoup plus faciles. Avec seulement un appareil, un programme spécialisé et une bonne connexion Internet, nous pouvons avoir une réunion en temps réel avec notre équipe, quel que soit leur emplacement réel.

Une réunion virtuelle est une forme de communication très efficace car tous les participants y accèdent à distance , sans être réellement présent au même endroit. De nombreux entrepreneurs ont vu les avantages des réunions virtuelles , et ils ont commencé à lutiliser comme méthode de communication par défaut. Pourtant, une réunion virtuelle, comme toute autre forme de réunion, dépend dune série de facteurs. Sils sont appliqués, ces facteurs garantiront le succès de la réunion et chaque participant comprendra parfaitement son objectif.

Ci-dessous, nous présenterons les bonnes pratiques de réunion virtuelle et nous vous ferons comprendre comment améliorer ces pratiques.

1) Planifiez votre agenda

Lobjectif principal dune réunion virtuelle est de gagner du temps. Avec lui, vous naurez pas à rassembler toute léquipe dans un endroit spécifique et vous pourrez vous y connecter en quelques secondes. Néanmoins, si vous souhaitez gagner encore plus de temps et organiser une réunion réussie, il est conseillé de préparer les principaux sujets de la réunion, avant quelle ne commence. Une très bonne approche consiste à diviser la réunion générale en plusieurs petites réunions et à donner à chacune un but. Sélectionnez un certain sujet et un objectif pour lune de ces réunions, et assurez-vous de vous y tenir. Si votre calendrier est serré, assurez-vous de définir une marge derreur, car certains sujets peuvent nécessiter plus de temps que prévu.

2) Utilisez tous les outils disponibles

Lune des meilleures pratiques en matière de réunion déquipe virtuelle est le fait que vous disposez de nombreux outils. Avec un logiciel bien développé comme ezTalks Cloud Meeting , vous avez accès à une large liste de fonctionnalités, qui amélioreront la qualité de votre réunion. Prenez votre temps et apprenez à les maîtriser tous, car ils vous faciliteront beaucoup la tâche. Par exemple, ezTalks Cloud Meeting propose un partage décran gratuit < / a>, qui vous permet dafficher des graphiques en direct, des tableaux ou toute autre forme de matériel visuel. Cela peut influencer le résultat de la réunion et rendre les participants plus engagés et plus conscients des sujets débattus.

3) Gardez les participants engagés

Malgré une réunion physique, une réunion virtuelle peut mettre les participants trop à laise et leur faire perdre leur concentration. Cependant, ce problème peut être facilement résolu et vous pouvez organiser la meilleure réunion virtuelle . Pour commencer, vous devez demander à tous les participants de supprimer toute forme de distraction et de se concentrer entièrement sur la réunion. De nombreux membres de léquipe ont tendance à effectuer plusieurs tâches à la fois, car ils peuvent également prêter attention à la réunion. Cest totalement improductif et vous devriez leur demander darrêter de le faire. Diviser la réunion en plusieurs parties est également utile, mais pas suffisant. Pour de meilleurs résultats, il est conseillé de combiner votre présentation avec une partie questions-réponses et pourquoi pas, avec des activités interactives.

4) Préparez les participants

Si vous souhaitez maîtriser les meilleures pratiques en matière de réunion déquipe virtuelle, vous devez comprendre une chose. En tant quanimateur de cette réunion virtuelle, il est de votre responsabilité de préparer vos participants et de les informer de lévolution de votre future réunion. Vous pouvez passer cinq minutes avant la réunion pour ce faire. Expliquez-leur simplement les règles de base, que voulez-vous accomplir pendant cette réunion et fournissez quelques instructions supplémentaires. Normalement, vous devriez demander à tous les préposés de désactiver le son de leurs microphones, dallumer leurs caméras et de vérifier leur connexion Internet. En outre, vous devez définir un calendrier pour la réunion et vous y tenir. Si ces aspects vous inquiètent, sachez qu’un programme de visioconférence bien développé tel que ezTalks Cloud Meeting bénéficie d’une fonction «Enregistrer cette réunion» et même d’un " Option "Timing". De cette façon, les participants peuvent revoir la réunion au cas où ils auraient des malentendus et vous naurez pas à craindre que la réunion ne prenne trop de temps.

5) Inspirez

Cest la règle dor, quand on parle des meilleures pratiques de réunion virtuelle. En tant quanimateur de la réunion, il est de votre responsabilité dinspirer les participants et de leur faire ressentir votre dévouement, même si vous êtes à des kilomètres deux. Montrez-leur que vous croyez en eux et que vous appréciez toutes leurs idées. De cette façon, ils seront plus proactifs, plus engagés et ils interagiront davantage. Si certains membres ont atteint leurs objectifs, assurez-vous de le mentionner et de les féliciter devant léquipe. Cela augmentera leur confiance et les rendra encore plus dévoués. Faites cela et les participants attendront avec impatience la prochaine réunion.

Conclusion

Les réunions virtuelles peuvent être encore plus efficaces quune réunion physique si vous suivez ces pratiques. Si vous ne lavez jamais fait auparavant, vous pouvez utiliser le meilleur logiciel de réunion virtuelle gratuit et lessayer . Vous serez surpris de voir que votre équipe aime cette méthode dinteraction. À la fin de la journée, le résultat de ces réunions sera reflété dans les résultats de votre entreprise.