5 conseils utiles pour la réunion en direct
Les organisations étant souvent à la recherche de moyens efficaces de gagner du temps et de minimiser les frais de déplacement, les réunions en direct gagnent considérablement du terrain dans lenvironnement de travail daujourdhui. Il y a de nombreuses raisons de soutenir cela, mais un fait est que de nombreuses entreprises, institutions et entreprises ont leurs employés, leurs fournitures ou leurs actionnaires dispersés dans le monde.
Étant donné que les réunions sont organisées plus souvent quautrement, il est inévitable dobtenir des options pour intégrer toute léquipe, y compris celles qui travaillent à distance. Le monde de nos jours est câblé et grâce aux outils de communication en ligne à distance tels que les réunions ezTalks , il est possible de tenir des réunions en direct à tout moment avec de nombreux participants de différents endroits . Nous devons convenir à lunanimité que les réunions en direct rendent la collaboration virtuelle et la communication en ligne beaucoup plus faciles et plus rapides, et les organisations en tirent un profit considérable.
Néanmoins, avez-vous déjà assisté à une conférence, disons une réunion physique dans une salle de conférence de bureau, ce qui a entraîné une perte de temps totale? Si tel est le cas, essayez de découvrir le même scénario lors dune réunion en direct, peut-être menée via une audio ou une vidéoconférence . En fait, il peut être difficile de rester engagé tout au long de la session.
Nonobstant cela, il est dans la nature de la bête davoir des problèmes techniques découlant dun mauvais timing, des incidents technologiques, des outils de communication médiocres, et bien plus encore. Mais vous pouvez éviter tout ou partie de ceux-ci et avoir des réunions en direct sans faille en suivant quelques trucs et astuces, expliqués ici.
1. Obtenez les bons outils de communication
Obtenir les bons outils de communication est lun des conseils les plus importants pour les réunions en direct. Si vous organisez une réunion en direct avec des participants du monde entier, il est impératif de choisir le meilleur support qui correspond parfaitement à vos besoins. La bonne nouvelle, cest quil existe de nombreux outils de réunion en direct incroyables et les plus populaires. dont ezTalks Meetings, Google Hangouts, Join.me, entre autres. Lors du choix du bon outil, il est également important de sassurer que les personnes qui assisteront à la réunion ont installé le logiciel et fonctionnent sur leurs appareils de communication.
2. Comprenez tous vos outils de réunion en direct
À lheure actuelle, tout le monde a des connaissances de base sur la conduite de réunions en direct, grâce aux différentes solutions de communication en ligne . Néanmoins, il ne suffit pas de se familiariser avec les supports de communication choisis, ce qui explique pourquoi comprendre le fonctionnement de vos outils est un autre excellent truc et astuces pour les réunions en direct. Que vous soyez un présentateur ou un participant, il est extrêmement important pour vous de prendre beaucoup de temps et de comprendre le matériel, les logiciels et les diverses options de connectivité que vous utiliserez. Il est fortement conseillé de vous renseigner sur tout cela bien avant le début de la réunion.
3. Préparez le lieu
Dans le cas dune réunion physique dans une salle de conférence, les organisateurs sassurent souvent que tout dans la salle est correctement réglé. De même, lors de la planification dune réunion en direct, il est également important deffectuer la préparation préalable à la réunion, ce qui est une astuce que la plupart des gens oublient souvent! Les Les réunions en direct doivent se dérouler dans un endroit calme et sans bruit de fond, car cela peut distraire votre audience. Si vous assistez à une réunion de chez vous, assurez-vous quaucun bébé ne pleure en arrière-plan, cest ennuyeux et très peu professionnel!
4. Assurez-vous que tout le système fonctionne
La plupart des personnes assistant à des réunions en direct sont souvent confrontées à plusieurs défis, en partie parce quelles ne sassurent pas que tout fonctionne bien. Imaginez un scénario où vous présentez lavancement de votre projet au PDG de lentreprise et sans préavis, votre ordinateur portable est à court dénergie ou votre bande passante est épuisée! Cela peut être assez frustrant, mais cela est dû à une mauvaise préparation. Que vous soyez un présentateur ou un participant, vous devez vous connecter à la réunion en direct environ trente minutes avant le début de la réunion. Ensuite, vérifiez vos connexions et vous devez avoir des sauvegardes Internet. Testez vos haut-parleurs, microphones et caméras. Si vous utilisez une fonction de visioconférence, veillez à allumer les lumières devant vous et à éteindre celles derrière vous. Les autres éléments susceptibles de vous déranger au cours de la réunion, comme le téléphone portable, doivent être désactivés.
5. Engagez les participants
Faire participer les participants du début à la fin fait partie des conseils de présentation que vous devez démontrer si vous souhaitez des réunions réussies. Lorsquun élément dinformation, peut-être sur les formats PowerPoint, ne le lit pas de manière monotone. Les experts en communication conseillent que les gens apprennent à parler à leur public plutôt que de donner des conférences. Dautres moyens incluent la fixation du temps de pose des questions, lattribution de rôles spécifiques au public et lencouragement de discussions saines. Ce sont tous des moyens intuitifs de garder le public attentif, engagé et actif tout au long de la session, ce qui rend finalement une réunion en direct animée!
Conclusion
La liste des trucs et astuces de réunion en direct efficaces et efficients est tout simplement infinie, mais ceux mentionnés ne sont que quelques-uns. Lessentiel est que ces réunions en direct peuvent être intéressantes, rentables et faire gagner beaucoup de temps si elles sont menées de manière appropriée. Avec la liste de trucs et astuces pour les réunions en direct expliquée précédemment, les difficultés souvent rencontrées lors de la planification et de la conduite de telles réunions seront minimes (sinon aucune) tandis que lensemble du processus deviendra transparent à long terme.