La meilleure étiquette de visioconférence à suivre

Les réunions daffaires sont organisées plus souvent pour atteindre un objectif spécifique, et dans le passé, la plupart de ces réunions se sont déroulées en personne dans les locaux de lorganisation. Cependant, à lère moderne, les employés travaillent à domicile , et les partenaires commerciaux sont à des centaines de milliers de personnes du siège social de lorganisation. En outre, Internet a entraîné le problème dun marché mondial, où vous vendez vos produits à des clients en dehors de votre continent. Par conséquent, le luxe de rencontrer toutes les parties prenantes en personne nest plus possible. Doù la nécessité d outils de communication à distance prenant en charge le chat vidéo et audio. < / p>

Avec lavènement des technologies de communication à distance, les réunions virtuelles sont devenues beaucoup plus faciles et efficaces. Mais malgré sa contribution unique à la simplification des opérations commerciales, de nombreux individus et organisations commettent des erreurs majeures lors dune vidéoconférence. Le résultat est une perte de temps, des informations incorrectes, de la frustration et, bien sûr, une perte dattention de votre public. Létiquette de la visioconférence définit certaines règles, astuces, conseils, choses à faire et à ne pas faire pour une communication à distance efficace. Dans le segment suivant, nous examinons les étiquettes vitales que chaque participant à une réunion à distance devrait connaître.

Partie 1: Pratiques exceptionnelles détiquette en matière de visioconférence

Soyez prêt pour la réunion

Létiquette la plus importante en matière de visioconférence est dêtre parfaitement préparé pour la réunion. Vous devez avoir lair propre et bien sûr bien entretenu. Assurez-vous de boire de leau pour vous éclaircir la gorge. Asseyez-vous droit devant la caméra et mettez un sourire sur votre visage.

Assurez-vous que votre bureau est propre

Cela peut sembler évident, mais disposer dune salle et dun équipement de communication propres est lune des meilleures pratiques de vidéoconférence. Assurez-vous que rien entre vous et la webcam nest désorganisé ou en désordre. Noubliez pas que sil y a des choses sales derrière vous, lattention de vos participants peut être un peu modifiée.

Configurer votre arrière-plan

Assurez-vous de fermer les rideaux ou le store si vous avez une fenêtre ensoleillée directement sur le dos. Si certaines personnes travaillent en arrière-plan, vous pouvez vous déplacer dans une pièce silencieuse sans distractions.

Ayez les ordres du jour des réunions à lavance

Une autre pratique essentielle pour une visioconférence efficace consiste à assister à la réunion lorsque vous comprenez parfaitement le thème des discussions. . Si cest vous qui organisez la réunion virtuelle, vous devez vous assurer que tous les participants sont au courant de la même chose bien à lavance. Il est recommandé denvoyer au moins deux rappels: lun, un jour avant et lautre, une heure avant le début de la réunion.

Partie 2: Les choses à faire et à ne pas faire lors de la visioconférence

Soyez courtois envers les autres participants

Soyez connecté à votre ordinateur prêt pour la réunion quelques minutes avant lheure prévue. Commencez par vous présenter avant de parler afin que tous les participants vous connaissent et puissent vous adresser par votre nom.

Gardez les mouvements de votre corps aussi minimes que possible

Si vous êtes le genre de personne qui parle avec beaucoup de mouvements corporels, il est important de les minimiser. Comme nous le savons tous, la plupart des gens aiment les mouvements de la main, de la tête et des mouvements saccadés, mais dans une visioconférence, de tels mouvements peuvent distraire votre public.

Rendez tout le processus amusant

Être soi-même lors de telles réunions est important. Détendez-vous toujours et essayez de vous amuser. Engagez votre public autant que possible; peut-être rompez-vous le silence avec une blague qui les fait rire et ainsi de suite. Noubliez pas que plus vous prononcez de blagues, et plus votre public sera attentif et restera concentré sur ce que vous proposez.

Parlez parfaitement clair

Avant le début de la réunion virtuelle, il est impératif que vous vérifiiez laudio et les autres équipements connectés pour vous assurer que votre public vous entend clairement. Lorsque vous parlez, assurez-vous quil est naturel et que chaque mot est prononcé correctement.

Ne criez pas

Il arrive un moment où votre public ne peut pas bien vous entendre. Dans ce cas, évitez de crier et essayez plutôt de régler le niveau sonore de votre microphone. Crier peut amener vos téléspectateurs à baisser le volume sonore et peut-être à manquer ce que vous avez à offrir.

Ninterrompez pas les autres présentateurs

Si vous souhaitez ajouter quelque chose ou avez besoin de plus de précisions de la part de lorateur, suivez la bonne procédure. Autrement dit, levez la main ou toute autre règle que vous avez peut-être élaborée pour de telles interruptions, et vous aurez loccasion de dire ce que vous vouliez faire passer. Cependant, couper les autres haut-parleurs semble impoli et peu professionnel.

Ne vous engagez pas dans des conversations secondaires

Tout comme lors dune réunion en face à face, vous ne participez pas à des conversations parallèles. De même, dans une réunion de vidéoconférence, vous devez vous abstenir de quitter la conversation en cours pour parler avec dautres personnes en dehors de la réunion, peut-être pour envoyer un message texte ou prendre un appel téléphonique. De telles pratiques compromettent lefficacité de la communication virtuelle .

Partie 3: Conseils pour une visioconférence efficace

Il existe dinnombrables trucs et astuces pour la visioconférence, mais voici quelques-uns dentre eux:

Assemblez tout le matériel nécessaire avant lheure prévue; vous aurez donc assez de temps pour tester le système et peut-être résoudre les problèmes avant le début de la réunion.

Choisissez la bonne plate-forme , et lune des meilleures solutions de visioconférence est lapplication ezTalks Meetings . Il sagit dun logiciel de visioconférence professionnel qui vous permet dorganiser des réunions en ligne avec dautres personnes à tout moment, de nimporte où.

Si vous effectuez une présentation en ligne, pré-vérifiez vos documents et assurez-vous quils sont au bon format.

Faites preuve denthousiasme . Il est très important que tous les participants soient passionnés et engagés dans la conférence.

Donnez suffisamment de temps pour les questions et réponses . Il sagit dune session très importante lors dune visioconférence efficace.

À la fin de la réunion, dites toujours au revoir et assurez-vous denvoyer un e-mail de suivi résumant les actions discutées.

Conclusion

Organiser une vidéoconférence est parfois une tâche ardue, mais elle rapporte toujours de nombreux dividendes si elle est bien faite. La seule façon de bien faire les choses est de pratiquer une bonne étiquette de visioconférence, dont certaines ont été discutées ci-dessus. Dans lensemble, si les règles, pratiques et conseils mentionnés dans cet article sont suivis pour ce dernier, alors attendez-vous à ce que votre prochaine visioconférence soit un succès.