Comment organiser une réunion de travail réussie
Entretiens daffaires! Lune des activités les plus redoutées mais essentielles de toute entreprise! Que la rencontre ait lieu entre un employé et un patron, des membres de léquipe ou avec des clients, limportance de entreprise les réunions ont toujours été un débat. Certains employeurs estiment que les réunions daffaires sont une perte de temps tandis que dautres estiment fortement que ces réunions sont productives. Eh bien, si les réunions daffaires ont un impact positif ou négatif dépend de la façon dont elles sont organisées et conduites.
La technologie a encore transformé la façon dont les réunions daffaires sont menées. Il est révolu le temps où les personnes participant à la réunion devaient être présentes en face à face dans une salle. Des produits tels que ezTalks Cloud Meeting ont permis dorganiser des vidéoconférences en ligne et rendre la communication dentreprise facile et rapide. Désormais, des réunions de téléprésence en temps réel peuvent être organisées entre des personnes situées dans des lieux répartis. Si vos réunions d’affaires se soldent par un chaos total, il est grand temps que vous changiez la façon dont vous dirigez les réunions. Voici quelques conseils pour organiser une réunion d’affaires réussie:
1. Besoin
Avant de convoquer une réunion ou denvoyer une invitation de calendrier, demandez-vous si la réunion ou la discussion est absolument nécessaire. Ny a-t-il pas dautre moyen de communiquer? Avez-vous une liste de points à discuter? Avez-vous défini un objectif pour la réunion? Vous devez également tenir compte de ces questions lors de la sélection des personnes qui doivent être invitées à la réunion. Pensez à qui doit être présent à la réunion et informez-les à lavance. Le simple fait de rassembler une foule de personnes lors dune réunion est une perte de temps. Consultez la liste des participants pour vous assurer quau moins une personne ou un groupe de personnes est autorisé à prendre une décision.
2. Définissez un agenda
Si vous laissez une réunion de travail se dérouler sans aucun ordre du jour ni objectif spécifique, il en résultera forcément un chaos fou. Cest toujours une bonne habitude de spécifier lordre du jour de la réunion dans le courrier ou tout autre réseau à travers lequel vous communiquez. Si vous prévoyez de présenter un document, vous pouvez envoyer ce document ou les informations pertinentes aux participants de la réunion au préalable. Cela leur donnera le temps de parcourir le document et de se préparer à leurs questions et requêtes. Cette approche contribuera également à une meilleure compréhension des informations lors de la réunion. Noubliez pas que les réunions vagues ne sont jamais une bonne utilisation du temps.
3. Chronologie
En plus de lordre du jour, vous devez également créer un calendrier pour la réunion. Ceci est très important lorsquil y a plusieurs points à discuter. Vous devez définir une limite de temps pour chaque sujet. Sinon, un seul point sera étiré tout au long de la réunion sans aucune conclusion. Tout comme lheure de début dune réunion, définissez également une heure de fin de réunion et transmettez-la dans le-mail dinvitation. Évitez de tenir des réunions pendant plus dune heure à moins que cela ne soit vraiment nécessaire.
4. Leadership
Pour éviter que la réunion ne dérape, chaque réunion nécessite un leader efficace. Habituellement, la personne qui appelle à la réunion daffaires ou qui est le point de contact peut être un chef de file. Sinon, désignez une personne qui dirigera la réunion complète. Vous n’avez pas toujours besoin d’avoir un employé senior comme chef de file; cela peut être nimporte qui, du cadre au directeur. Un leader est la personne qui guide léquipe dans ce problème particulier.
5. Tirer parti de la technologie
Toutes les réunions ne nécessitent pas une communication en face à face ou une présence physique. Essayez de minimiser ces types de réunions car elles prennent du temps. Vous devez tirer parti de la technologie pour organiser des réunions daffaires. De la communication sur les téléphones mobiles à loption ezTalks Cloud collaboration vidéo , il existe diverses technologies - des moyens pris en charge pour organiser des réunions. Lutilisation doutils technologiques garantit flexibilité et commodité. Cela permet également de gagner du temps et de réduire les coûts impliqués.
6. Soyez prompt
Démarrez la réunion à lheure et terminez-la à lheure. En restant rapide, vous montrez que vous appréciez votre propre temps ainsi que celui des autres. Cela vous aidera également à vous bâtir une bonne réputation et les gens feront un effort pour assister à votre réunion. On a vu que les employés évitent les réunions qui ne commencent pas à lheure ou sétirent indéfiniment.
7. Préparez
Ne vous précipitez pas aveuglément dans une réunion! Assurez-vous que vous êtes prêt ou au moins avez une idée du sujet. Le simple fait de connaître le sujet de la réunion ne signifie pas que vous savez de quoi il sagit. Si vous dirigez la réunion daffaires, il est de votre devoir de fournir des documents avant la réunion. Si vous êtes invité à une réunion, vous pouvez demander des documents préalables à la réunion pour vous rendre à la réunion préparée.
Les réunions daffaires ne sont efficaces que lorsque les personnes qui participent à la réunion ne se demandent pas pourquoi elles sont là en premier lieu. Ne organisez une réunion professionnelle pour quelque chose qui peut être traité par e-mail. ou par téléphone. Réduisez les réunions physiques en face à face au profit de la conférence audio ou vidéo. Savoir comment organiser une réunion de travail réussie est une compétence, assurez-vous de la maîtriser!