Les 6 meilleurs conseils pour des réunions virtuelles efficaces
De nos jours, de nombreuses entreprises, entreprises et institutions ont des membres déquipe ou des clients dispersés dans le monde entier. En tant que responsable, vous souhaitez organiser une réunion virtuelle le plus souvent . Dans un passé récent, vous deviez vous rendre là où se trouvent vos sujets pour les rencontrer. Cependant, de nos jours, le monde est câblé, et avec une communication virtuelle / à distance ou en ligne, il est possible de tenir des réunions avec de nombreuses personnes de différents endroits à tout moment qui ne partagent pas nécessairement un bureau.
Avez-vous déjà assisté à une conférence qui semblait être une perte de temps personnel inutile? Vous pouvez maintenant comprendre que la même réunion se déroule à distance via une conférence vidéo ou audio. En effet, il serait même incroyablement difficile de rester trié et de sengager à travers les informations. Il est indéniable que les réunions virtuelles présentent parfois des défis allant du hoquet technologique, du mauvais timing, outils de communication inefficaces, etc. Néanmoins, lorsque vous dirigez de telles réunions, il est essentiel de vous assurer quelles sont engageantes et efficaces. Cependant, pouvez-vous atteindre cet objectif? Voici ci-dessous six conseils pour des réunions virtuelles efficaces:
Six conseils pour des réunions virtuelles efficaces
1. Obtenez le service de réunion virtuelle ultime pour vos besoins
Si vous prévoyez dorganiser des réunions virtuelles, il est impératif de choisir les meilleurs outils de réunion virtuelle qui conviennent parfaitement vos besoins. La bonne nouvelle est quil existe de nombreux services de conférence en ligne les plus populaires et les plus incroyables. Parmi les excellentes options, citons notamment ezTalks Cloud Meeting , Join.Me, Google Hangouts. Différentes options excellent souvent bien dans certaines fonctionnalités qui répondent peut-être à vos besoins. Assurez-vous que toutes les personnes participant à la réunion ont eu les applications facilement disponibles et testées pour fonctionner sur leurs ordinateurs ou appareils mobiles.
2. Distribuez le matériel et lordre du jour à lavance
À moins quil ne sagisse dune réunion informelle, les réunions formelles ont souvent des ordres du jour détaillés qui décrivent ce qui sera discuté et, bien sûr, le temps que chaque sujet sera traité. Si vous planifiez une réunion virtuelle, assurez-vous davoir publié les sujets de discussion à lavance et évitez les bousculades de dernière minute. En règle générale, pour communication virtuelle efficace , à distance les participants doivent disposer de suffisamment de temps pour accéder et se familiariser avec le matériel. En outre, tout document (y compris lordre du jour) doit être clairement étiqueté et numéroté pour une référence facile au fur et à mesure que la réunion virtuelle progresse.
3. Fournissez des instructions détaillées sur la façon de rejoindre la réunion
Il ne faut pas supposer que tout le monde est un génie dInternet. Le plus souvent, vous rencontrerez des personnes qui n’ont jamais utilisé une plate-forme de réunion en ligne , et pour cela, vous aurez une communication inefficace. Par conséquent, lors de la planification de telles réunions, il est important denvoyer votre invitation et de vous assurer que vous avez inclus des instructions détaillées sur la façon de vous joindre. En plus de cela, incluez une procédure sur ce à quoi vous attendre et même comment vous contacter au cas où le participant éprouverait des difficultés.
4. Soyez respectueux des fuseaux horaires
Les réunions virtuelles peuvent avoir des participants du monde entier à un moment donné. Comme nous le savons tous, sil serait peut-être préférable que les participants à Londres se réunissent vers 2 heures de laprès-midi, il nest peut-être pas possible de demander à quelquun dExtrême-Orient à la même heure le matin dassister à la Rencontre. Bien sûr, le décalage horaire est un défi de taille lors de lorganisation dune réunion virtuelle, mais vous pouvez le gérer à laide du module complémentaire Google Agenda, souvent appelé Horloge mondiale. Il indique lheure de réunion appropriée dans le fuseau horaire de chaque participant.
5. Avoir un plan de sauvegarde
Quelle que soit la façon dont vous avez bien planifié votre salle de réunion virtuelle , il nest pas humainement possible de tout contrôler, et parfois les choses ne fonctionnent pas. Par exemple, vous pouvez avoir un échec de connexion Internet, votre appareil mobile / ordinateur se bloque de manière inattendue, ou parfois vos participants ne peuvent pas se connecter simplement parce quils nont pas démarré lapplication de réunion. Tout cela et bien plus encore peuvent rendre vos réunions virtuelles inefficaces. Dans cet esprit, il est important davoir un plan B. Le plan alternatif pourrait inclure une sauvegarde Internet si vous dirigez la réunion virtuelle à partir dun endroit qui connaît des problèmes de services. Si lapplication de réunion virtuelle préférée peut être votre problème, envisagez de configurer un autre lien de réunion. En plus de cela, ayez une ligne téléphonique audio de secours facilement disponible pour compléter votre audio au cas où le lien audio serait brouillé.
6. Engagez les participants
On sest rendu compte que lengagement des participants est toujours lun des principaux défis à relever pour organiser des réunions à distance efficaces. Heureusement, il existe dinnombrables suggestions et astuces pour résoudre ce problème. Cela comprend lattribution à chaque participant dun rôle à jouer dans la réunion. Encourager des discussions saines plus souvent en posant des questions et en demandant des commentaires fait partie des interactions engageantes qui rendent une réunion animée.