Comment rendre les réunions virtuelles plus interactives
Dans un monde de plus en plus mondialisé et concurrentiel, les entreprises se tournent rapidement vers les outils de communication Internet pour réduire leurs coûts et augmenter leur efficacité. Plus de 80% des entreprises du monde entier organisent désormais des réunions virtuelles grâce à la technologie de la visioconférence. Pour ceux qui sont dans le noir, une réunion virtuelle vous permet, à vous et à votre équipe, de vous rattraper en ligne, quel que soit votre emplacement respectif. Vous voyez le point?
Si vous êtes un propriétaire dentreprise qui a récemment fait le changement et que vous êtes constamment curieux de savoir comment rendre les réunions virtuelles plus interactives, ici Voici quelques bonnes pratiques du secteur pour tirer le meilleur parti de vos réunions:
1. Définissez des objectifs clairs
It's true that impromptu meetings can bring out creative ideas,but what’s your move when things start going south? That's when you define your objectives for the next meet. When you have an agenda in place,your team will have ample time to think over key points. Also,introducing ground rules would be a nice way to maintain order during the meeting. Any rule that you deem would help bring out efficiency,should be put to test. Seasoned team leaders sometimes start with the end result to cue subtly to the team that they mean business - however,there’s a catch. If you squeeze in too many objectives,your meeting may end up being a really boring marathon,bringing you back to square one. Great meetings are precise and short. Plan early,decide on a couple of objectives and mail that agenda right away!2. Assurez-vous que vous êtes correctement configuré
Le plus gros problème dans les réunions virtuelles sont ces problèmes techniques embêtants. Une interruption de la communication peut littéralement interrompre une réunion, tuant votre flux et votre temps. Imaginez que vous ayez une bonne discussion sur le déploiement de votre nouvelle stratégie de marketing et que tout à coup - claquement! Laudio de votre vice-président marketing est coupé. Votre équipe est distraite, vous manquez didées et puis Noël est terminé. Le seul moyen de sortir de ce gâchis est de faire tester léquipement par vos techniciens internes avant chaque réunion. Ou vous pouvez choisir judicieusement votre logiciel de conférence. Une façon déliminer les problèmes matériels consiste à souscrire à un service basé sur le cloud tel que ezTalks Cloud Meeting. Il suffirait de sinscrire à leur service et un simple navigateur Web suffirait pour tenir de grandes réunions.
3. Gardez une atmosphère cordiale, mais composée
La seule façon dencourager votre équipe à être plus ouverte est de relâcher un peu les choses. Jetons l’atmosphère d’entreprise par la fenêtre et tentons de lancer une séance de brainstorming informelle où chacun est libre de poser des questions et de faire des commentaires, si le flux d’idées est tout ce que vous recherchez. Une façon de briser la glace est de commencer par un sondage ou une question ouverte. Ou vous pouvez concevoir des présentations ou des vidéos qui obligent vos participants à participer, alors que le simple fait davoir des conversations ne suffit pas. Si vous avez une date limite, concevez le déroulement de votre réunion de manière un peu plus précise. Revenez aux méthodes de la vieille école pour parcourir les participants au hasard, ou essayez de poser des questions spécifiques - «David, quelle est votre opinion à ce sujet?»
4. Utilisez toujours les fonctionnalités vidéo
Pensez-y, quest-ce qui est plus excitant? Les discussions textuelles et audio deviennent rapidement monotones et ne sont plus attrayantes. La recherche montre que les participants sont plus actifs et conscients de leur production lorsquils sont sur la vidéo, tandis que sur le texte, la plupart des employés ne parviennent même pas à se concentrer pour la plupart. Donc, avoir un flux HD fait des merveilles pour lambiance générale et le ton de la réunion. De plus, vos participants nont aucune possibilité de se laisser distraire facilement ou deffectuer plusieurs tâches à la fois, après tout, vous pouvez vous contrôler mutuellement.
5. Maîtrisez vos contrôles dadministration
La plupart des logiciels de conférence sont aujourdhui préchargés avec des contrôles dadministration. Si vous êtes le patron, vous contrôlez les privilèges des participants, tels que le bouton de mise en sourdine. Souvent mal utilisé, le bouton de mise en sourdine a été plus nuisible que utile. Un excellent logiciel vous permettra de changer de mode et de contrôler les aspects de la communication, tels que décider qui peut parler et qui doit partir. Avoir le contrôle vous permettra dintervenir dès que vous sentez que les choses vont mal. Vous pouvez également enregistrer vos réunions pour une analyse future. Assurez-vous donc que votre logiciel vous permet dexercer un contrôle suffisant sur la réunion. Lorsque vous disposez de suffisamment doutils pour surveiller efficacement une réunion, les distractions et les excuses seront écartées.
Conclusion
Les réunions virtuelles sont une aubaine pour tous les types de propriétaires dentreprise - petit ou grand. Après tout, qui ne voudrait pas tirer parti des talents à l’échelle mondiale? Un petit effort pour pimenter les choses dans vos réunions contribuera grandement à stimuler le moral de votre équipe et à améliorer le rendement global et la productivité de lorganisation. Les avantages sont à la douzaine, chacun à son compte. Les grandes entreprises économisent beaucoup de paperasse, tandis que les entreprises avec un budget serré nont pas besoin de gaspiller des ressources en voyageant et en recherchant des talents. Avec un peu de planification pour une session interactive, une bonne plate-forme de conférence, vous pouvez virtuellement gérer votre entreprise depuis votre chambre confortable ou le café local.
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