4 problèmes courants dans la réunion virtuelle et les solutions correspondantes

Une réunion virtuelle fait référence à une discussion commerciale menée par diffusion sur Internet, vidéoconférence, courrier électronique et autres modes similaires. Comme vous pouvez limaginer, il vous permet de poursuivre des discussions daffaires à tout moment où que vous soyez, tout comme une réunion traditionnelle en face à face. Cependant, la réunion virtuelle a aussi ses propres problèmes. Ici, je voudrais énumérer les 4 plus courants avec les correctifs ci-dessous.

Problème 1: vous répéter encore et encore

Cela se produit principalement lorsque le participant ne fait pas attention à ce que dit le présentateur. Dans ce cas, si vous leur posez une question, ils répondront toujours par "Pouvez-vous répéter ça sil vous plaît?"

Solution : assurez-vous de connaître le nom de chacun sil sagit dune réunion qui implique de nombreux participants. Ceci est extrêmement utile pour attirer l’attention, car les gens ont tendance à être plus concentrés si son nom est mentionné lors d’une réunion. Par conséquent, pour parfaire chaque réunion virtuelle, noubliez pas de commencer chaque phrase par le nom de quelquun.

Problème 2: vous ne savez pas qui vous parle

Cela se produit lorsque le présentateur vous demande votre avis mais que vous n’avez aucune idée de qui est cette personne. En règle générale, une telle situation peut vous empêcher de répondre car il est assez délicat de s’adresser à une personne que vous ne connaissez pas.

Solution: Dirigez leffort. Utilisez tous les moyens pour vous assurer que tout le monde vous connaît dès que vous commencez à parler. Cela permettrait aux gens de vous appeler plus facilement par votre nom lorsquils veulent vous poser une question ou ont besoin de votre opinion. Cela peut être possible si vous vous présentez plusieurs fois lorsque vous commencez à parler afin de familiariser les autres membres à votre nom et à votre voix.

Problème 3: Bruits externes et perturbations de larrière-plan

Cela se produit tout le temps. Des cris de bébé, des aboiements de chiens, des bruits dautomobiles et des marteaux de chantier pourraient transformer une réunion en une affaire très tortueuse. Cela pourrait rendre les membres irrités et perdre facilement leur concentration sur la question à létude. La plupart des réunions réussies se tiennent généralement dans un environnement calme pour garantir une concentration totale.

Solution: assurez-vous que des règles détiquette de haut niveau sont formulées et définies pour permettre le bon déroulement de la réunion.

Problème 4: la technologie pourrait échouer

PowerPoint peut décider de planter ou lun des microphones du membre peut ne pas capter sa voix et le couper hors de la réunion. Le flux vidéo pourrait également être si médiocre que tous les membres auraient la même apparence et seraient méconnaissables. Cela interférerait évidemment avec le bon déroulement de la réunion virtuelle.

Solution: préparez un plan de sauvegarde en cas de problème technique. Bien que des problèmes de technologie ne puissent toujours pas être totalement évités, tels quune mauvaise connexion Wi-Fi, une interruption dappel et une panne de lappareil, il est toujours recommandé dessayer ezTalks pour héberger réunions virtuelles car ezTalks garantit que la réunion se poursuit et que tous les participants à la réunion sont sur la même page.

En gardant à lesprit les problèmes courants ci-dessus, vous les éviterez certainement la prochaine fois et rendre la réunion virtuelle parfaite et réussie!