10 conseils pour la réunion à distance
La manière dont les équipes fonctionnent et collaborent est en constante évolution. Lexternalisation, la main-dœuvre à distance et le conseil sont en hausse. La préférence des clients de communiquer à distance plutôt quen personne en raison des contraintes de temps est de plus en plus courante. L’un des principaux problèmes qui pèsent sur le travail à distance depuis un certain temps est de savoir comment organiser une réunion virtuelle efficacement. La définition dune réunion à distance est lorsque des personnes du monde entier utilisent le texte, laudio et la vidéo pour communiquer en ligne, quel que soit leur emplacement. Ces réunions permettent aux individus de partager des données et des informations en temps réel et ne les obligent pas à être présents dans un seul endroit physique. Les réunions à distance improductives sont indésirables ne devraient pas être prises en compte dans le cadre des opérations dune organisation et cest pourquoi il est essentiel dapprendre des conseils utiles pour les réunions à distance.
10 conseils principaux pour la réunion à distance
Comme mentionné précédemment, organiser des réunions à distance efficaces peut être assez difficile. Cest pourquoi les gens doivent être équipés de conseils utiles et pratiques pour les réunions à distance qui peuvent garantir que leurs réunions sont fructueuses ou productives. Voici quelques conseils pour la réunion à distance:
1. Outils de réunion à distance idéaux
Il est toujours conseillé de sélectionner les bons outils de réunion à distance qui satisferont vos besoins ou serviront le but visé. Il existe aujourdhui sur le marché plusieurs logiciels efficaces qui peuvent être utilisés pour faciliter les réunions à distance telles que les réunions ezTalks. Ces logiciels prennent en charge la visioconférence , le partage de bureau et une myriade de fonctionnalités qui favorisent le succès des réunions à distance. On peut soutenir que cela peut être considéré comme lun des facteurs les plus contributifs à des réunions à distance efficaces. Investissez dans un outil de réunion tel que ezTalks Cloud Meeting, à la fois rapide et facile à utiliser.
2. Sensibilité du fuseau horaire
Les personnes qui ont la responsabilité dorganiser des réunions à distance devraient se faire un devoir de choisir une heure qui convient à tous les participants / participants. Cela garantira que tous les participants sont présents et aboutira finalement à une réunion efficace.
3. Agenda
Il est recommandé de partager lordre du jour dune réunion à distance avant de la tenir. Cela garantira quaucun participant nest détourné. Partager lagenda un ou même deux jours permettra à tous les participants de rester sur la bonne voie. Outre le fait que lordre du jour doit être partagé à lavance, il doit être planifié avec soin de manière à ne couvrir que des choses spécifiques et à sen tenir au plan prédéterminé.
4. Invitations
Il est très difficile dorganiser des réunions à distance avec de nombreux participants. Ceci est principalement dû à la limitation technologique et à lincapacité de tout le monde à apporter une contribution pendant la réunion. Il est conseillé de commencer avec un petit nombre de participants et daugmenter progressivement le nombre avec une équipe distante en amélioration succès de la gestion .
5. Formuler des règles
Quil sagisse dune réunion récurrente, dune session dapprobation, dune mise à jour de projet ou même dun brainstorming. Il est important délaborer des règles qui contrôleront le déroulement de la réunion. Celui-ci devrait être diffusé avant la réunion ou, mieux encore, mis en place pour une durée plus longue. Les réunions à distance incontrôlables ne stimulent pas la créativité et ne sont pas non plus productives. En fait, ils risquent de provoquer le chaos car tout le monde voudra parler simultanément ou quelquun voudra dominer une conversation.
6. Présentations
Toute personne qui participe à une réunion à distance doit être présentée au tout début par la personne qui préside la réunion. Cela favorise une interaction facile entre les participants et maintiendra également les gens engagés dès le début. Une autre raison de présenter tout le monde est que la caméra vidéo naffiche pas tous les orateurs lors dune réunion à distance. Les gens ont tendance à être plus disposés à contribuer et seront plus ouverts lorsquils connaîtront lidentité de lindividu qui est de garde.
7. Petite discussion
Il est tout aussi important que les participants à une réunion à distance aient une petite conversation avant le début de la réunion. Cest bénéfique car cela permet aux gens de se sentir connectés et les aide également à faire sentir leur présence. Les choses à discuter pendant les petites conversations devraient être des questions en dehors du travail.
8. Rappel de lobjectif
Cest lun des meilleurs conseils pour les réunions à distance. Il faut rappeler aux participants lobjectif de la réunion dès le début. Cela peut être réalisé en plaçant un autocollant de lobjectif de la réunion sur un tableau blanc de collaboration en ligne sil est disponible. Cela aide à garder cela frais dans lesprit de tous ceux qui sont présents.
9. Préparation
La technologie est très bonne mais elle peut parfois décevoir. Cest la raison principale pour laquelle il est sage de toujours rejoindre une réunion un peu plus tôt que le heure prévue. Cela vous permettra de tester si tout fonctionne correctement plutôt que de dépanner un problème imprévu. Le fait de commencer tôt vous donne également la possibilité de trouver une alternative si votre matériel ou vos logiciels rencontrent des difficultés.
10. Commentaires
La meilleure façon de garder tous les participants à une réunion à distance attentifs et engagés est de demander continuellement des commentaires. Cela ne donnera à personne la possibilité de se déconnecter. De plus, cela encouragera tout le monde à participer activement en soulevant des préoccupations, des commentaires et même en posant des questions.
Les conseils ci-dessus pour la réunion à distance ne sont pas exhaustifs car il y en a beaucoup plus mais ils devraient suffire à faciliter une réunion efficace.