Avantages de la messagerie instantanée sur le lieu de travail
La messagerie instantanée (MI) est un service Internet qui permet aux utilisateurs de communiquer entre eux en en temps réel via un logiciel de messagerie instantanée. Au début des années 90, la messagerie instantanée était principalement utilisée par les personnes qui souhaitaient discuter ou se parler sur Internet. Mais avec la croissance de la technologie, la messagerie instantanée est devenue un véritable outil pour les entreprises.
Bref historique de la messagerie instantanée
Un éditeur de logiciels appelé Mirabilis est reconnu pour avoir conçu la première application de messagerie instantanée appelée ICQ, qui était une forme abrégée de «I Seek You». Cet ICQ est devenu si populaire quen très peu de temps, des applications similaires telles que Yahoo Messenger, AIM et Skype ont vu le jour. Même le géant des médias sociaux, Facebook nest pas en reste. ezTalks est également une plate-forme de messagerie instantanée en plein essor que vous pouvez utiliser pour toutes vos communications personnelles et professionnelles.
Rôle de la messagerie instantanée en entreprise
Comme on dit communément, «la communication est lâme des affaires». Lun des principaux avantages de la messagerie instantanée sur le lieu de travail est quelle permet aux entreprises de communiquer entre elles en temps réel. Les dirigeants dentreprise doivent communiquer leurs idées et leurs objectifs commerciaux à dautres dirigeants qui, à leur tour, proposeront les mêmes applications aux employés. La messagerie instantanée est un moyen économique et pratique de communiquer pour les entreprises. Au fur et à mesure que la messagerie instantanée évolue, des fonctionnalités plus conviviales seront ajoutées. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités:
Cela permet aux utilisateurs de passer et de recevoir des appels vocaux sur Internet. Cela ressemble beaucoup à vos appels téléphoniques normaux, mais dans ce cas, le mode de transmission vocale est Internet.
Il est révolu le temps où la messagerie instantanée était limitée à seulement deux personnes. Désormais, grâce à la conférence, trois personnes ou plus peuvent se parler en temps réel.
● Appels vidéo
Cette fonction de messagerie instantanée permet aux utilisateurs de se parler en temps réel via vidéo afin quils puissent à la fois se voir et sentendre.
Il sagit dune mise à niveau sur les appels vidéo. Ici, trois personnes ou plus participent à un appel vidéo en temps réel. Ainsi, des réunions, des conférences, des présentations commerciales pourraient se faire face à face en temps réel même si les participants sont séparés par de grandes distances.
Avantages de la messagerie instantanée en entreprise
1. Communication en temps réel
Contrairement aux e-mails où vous devez attendre le téléchargement des messages depuis le serveur, lutilisation de la messagerie instantanée vous permet de communiquer avec les utilisateurs en temps réel. Cest lun des principaux avantages de la communication par messagerie instantanée pour les entreprises. Si un contact apparaît en ligne, vous pouvez envoyer et recevoir des messages en temps réel, plus rapidement quune réponse par e-mail. Ceci est particulièrement utile dans un environnement professionnel où les clients ou clients obtiennent des réponses rapides aux questions. La messagerie instantanée peut également être utilisée pour des communications internes plus rapides.
2. Réduction des coûts
Avec la messagerie instantanée, vous pouvez communiquer avec nimporte qui dans nimporte quelle partie du monde sans avoir à payer les tarifs dappels internationaux habituellement chers. Vous pouvez appeler vos fournisseurs à létranger, faire une présentation de scellage des affaires par vidéoconférence, embaucher du personnel dans des pays étrangers et faire des affaires à linternational à des coûts très réduits, par rapport aux méthodes traditionnelles de faire cela.
3. Pratique
La messagerie instantanée fournit une communication en temps réel qui nest pas aussi intrusive que lorsque vous utilisez un téléphone. Vous pouvez communiquer avec votre partenaire directement sur votre ordinateur portable tout en faisant un certain nombre dautres choses. Mais avec un appel téléphonique, vous deviez tous les deux interrompre tout ce que vous faisiez pour communiquer efficacement.
4. Développement déquipe
La messagerie instantanée peut être un bon outil pour la consolidation déquipe dans un lieu de travail, en particulier lorsque vous avez des membres déquipe à différents endroits. Bien que les mots puissent facilement être mal entendus ou mal compris dans les conversations téléphoniques, il est moins probable que la conversation se fasse par SMS. Ceci est également utile si un ou plusieurs membres de léquipe parlent avec un accent qui nest pas facilement compréhensible ou dans un lieu de travail bruyant.
5. Archivage
Certaines plates-formes de messagerie instantanée offrent des fonctions de tenue de dossiers. Ainsi, vous pouvez facilement rechercher les enregistrements des conversations précédentes.
6. Réduction du spam
Les e-mails sont facilement encombrés de spams, contrairement à la messagerie instantanée pour les entreprises.
Comme tout le reste, la messagerie instantanée a aussi ses inconvénients. Quels sont donc les inconvénients de la messagerie instantanée pour les entreprises?
Inconvénients de la messagerie instantanée sur le lieu de travail
1. Distraction
Cest linconvénient majeur de la communication en temps réel. Étant donné que les utilisateurs attendent des réponses rapides de votre part, cela pourrait facilement vous distraire de vos tâches professionnelles habituelles. Cela pourrait, à son tour, conduire à une productivité réduite.
2. Sécurité
La messagerie instantanée représente une menace pour la sécurité de votre entreprise car il sagit dapplications tierces. Parfois, ces programmes deviennent vulnérables aux attaques malveillantes et les données sont volées ou votre système est intronisé. De plus, le partage de fichiers ouvre votre réseau dentreprise aux logiciels malveillants.
3. Virus
Les virus et les logiciels espions qui pourraient nuire à votre entreprise peuvent facilement être diffusés sur votre réseau via ces applications tierces.
4. Compatibilité
Il existe plusieurs plates-formes de messagerie instantanée, chacune avec son propre réseau particulier. Malheureusement, chacun communique, principalement, au sein de son propre réseau. Pour communiquer avec différents utilisateurs, il faudrait installer plusieurs logiciels de messagerie instantanée ou utiliser des programmes pouvant accéder simultanément à plusieurs réseaux comme Pidgin ou Trillian.
Le dernier mot
Les avantages et les inconvénients de la messagerie instantanée pour les entreprises sont présentés ici, et nous peut voir facilement que les avantages de la messagerie instantanée lemportent définitivement sur ses inconvénients. Avec le paysage en constante évolution de la messagerie instantanée, le commerce, le service client et les entreprises dans un proche avenir pourraient bien être un cocktail sur instant programmes de messagerie , car il devient de plus en plus la principale façon dont les entreprises interagissent entre elles, achètent des choses, fidélisent ou fournissent des services. Si vous recherchez un programme de messagerie instantanée pour votre entreprise, vous pouvez envisager ezTalks.