Une téléconférence dans la vraie vie
Chaque année qui passe, les entreprises grandissent et sétendent de plus en plus. Étant donné que les employés dune certaine entreprise peuvent être distants de plusieurs kilomètres, il nest pas toujours possible de réunir tout le monde dans la même pièce pour des réunions importantes. Cest pourquoi la téléconférence est devenue si populaire aujourdhui. Grâce à la téléconférence, les entreprises peuvent organiser des réunions, des démonstrations, des ateliers et des briefs clients en ligne ou en utilisant un téléphone, sans que la personne y soit physiquement présente.
Quest-ce quune téléconférence dans la vraie vie?
Une téléconférence est essentiellement une réunion de quelques personnes qui ne sont pas présentes au même endroit, à laide de la communication électronique. Les participants à la réunion peuvent être dans différentes parties du pays ou même dans la même ville. La conférence peut être une session à sens unique, à laquelle diverses personnes doivent simplement assister, ou peut être une session interactive. Parfois, seules trois à cinq personnes peuvent être impliquées, parfois 30 à 35 et peut-être même des centaines. La téléconférence est un moyen idéal pour rassembler des personnes séparées par la distance, pour les affaires, sans quelles aient à se déplacer.
Il existe trois types de téléconférence: voix uniquement (conférence téléphonique), voix et vidéo (vidéo conférence) et conférence Web. Une conférence téléphonique nimplique que deux participants ou plus et ne nécessite généralement quun téléphone, bien quun haut-parleur puisse être utilisé si plus de deux personnes sont présentes sur le site.
Lors dune visioconférence , deux groupes ou plus de personnes présentes à différents endroits peuvent interagir par le biais dun appel vidéo ou simplement visionner une présentation et ensuite donner leurs réponses. Pour ce type de téléconférence, une télévision en direct avec des caméras vidéo et des microphones est nécessaire.
Une conférence informatisée ressemble à une vidéoconférence dans laquelle de grands groupes de personnes interagissent les uns avec les autres et peuvent avoir un contact visuel et audio. Dans ce cas, pour la transmission vidéo, une connexion Internet haut débit, des écrans dordinateur et un bon logiciel de visioconférence cloud comme ezTalks Meetings est utilisé.
Comment faire une téléconférence dans la vraie vie
Passons maintenant par un processus étape par étape pour organiser une téléconférence parfaite.
1. Décidez de lheure et de la date
La première et la plus importante chose à faire est de décider de la date et de lheure de la conférence, den informer les participants et de leur faire part des rôles quils auront à jouer. Noubliez pas de leur envoyer un rappel un jour avant la réunion.
2. Décidez de léquipement que vous utiliserez
Utiliser le bon équipement est très important si vous souhaitez organiser une conférence réussie dans la vraie vie, car le succès ou léchec de la conférence en dépend. Comme déjà mentionné, si vous prévoyez dorganiser une simple conférence téléphonique, vous aurez juste besoin dun téléphone, peut-être avec des haut-parleurs. Pour une visioconférence, vous aurez besoin dune télévision en direct avec microphones et caméras vidéo connectés, et pour une conférence en ligne , vous avez besoin dune bonne connexion Internet, décrans dordinateur et dun bon logiciel de vidéoconférence.
3. Planifiez lordre du jour
De préférence un jour avant la téléconférence, envoyez un ordre du jour de la réunion à chaque participant. Vous devez mentionner clairement dans lordre du jour le rôle des différents participants. Cela aidera tout le monde à se préparer pour la conférence de la bonne manière. Cela aidera également la réunion à être nette et précise, au lieu de longues et ennuyeuses. Le temps, cest de largent, et cest certainement quelque chose que vous ne voudriez pas perdre en nétant pas préparé.
4. Ne laissez pas les choses errer
Il est facile pour une téléconférence de sévader parce que cest un rassemblement de nombreuses personnes qui ne se sont peut-être même pas beaucoup parlé. Ainsi, le responsable de la conférence doit sassurer que lordre du jour est suivi, et si certains points surgissent qui ne sont pas liés à lordre du jour, ils peuvent être sauvegardés pour une future conférence.
Cest ainsi que vous pouvez organiser une téléconférence dans la vraie vie. Cependant, même une fois la conférence terminée, vous avez une tâche importante à faire, à savoir envoyer des notes de réunion ou un récapitulatif de la conférence aux participants. Cela les aidera à se souvenir de tout ce qui sest passé pendant la réunion et ainsi ils se souviendront de la tâche quils doivent accomplir comme discuté lors de la conférence.