Les 7 meilleures étiquettes de réunion virtuelle pour organiser une réunion réussie

Partout dans le monde, des réunions ont lieu sur Internet, sur des lignes téléphoniques, en utilisant la vidéoconférence et dautres technologies Véhicules. Lavantage de ces types de réunions est que les collègues peuvent se rencontrer et discuter de projets sans avoir à se trouver dans un seul endroit géographique.

Les réunions virtuelles peuvent être un gain de temps considérable, car elles permettent aux entreprises de tenir des réunions sans la nécessité de réserver des voyages daffaires. Bien que les réunions virtuelles offrent une tonne davantages, elles ont des défis importants que de simplement choisir parmi une gamme doptions pour la visioconférence, les téléconférences ou les réunions Web. Vous trouverez ci-dessous 7 étiquettes de réunion virtuelle efficaces pour organiser une réunion réussie.

Définissez votre agenda

Realize that virtual meetings are meant to save time and improve productivity. As such,they should not run too long. As a virtual meeting leader,schedule the start and end time and make the meeting as concise as possible. If you intend to schedule a meeting for an hour,odds are you will take more than an hour as some participant will take the conversation into the weeds. So,schedule the meeting for the half the time you earlier intended to. Prepare the agenda,and let participants know the purpose of the meeting. Participants need to be respectful of the purpose of the meeting.

Choisissez le bon service

La prochaine étiquette de réunion virtuelle que nous aimerions mentionner est de vous assurer que la technologie que vous avez lintention dutiliser est en bon état de fonctionnement à lavance. Pourquoi? Cela vous donnera amplement le temps de faire les ajustements nécessaires. Le choix dun service fiable est la clé dune réunion virtuelle réussie. Il existe de nombreux fournisseurs de services de visioconférence, mais nous recommandons ezTalk Cloud Meeting en raison principalement de ses images haute définition et de ses audios clairs.

Certaines des fonctionnalités notables incluent le partage de tableau blanc collaboratif, le partage décran, le chat de groupe et chat privé et permet lenregistrement pour une lecture ultérieure. Ce nest pas tout! Le service vous permet de tenir des réunions virtuelles avec jusquà 500 participants.

Gardez les participants engagés

Il y a une tendance dans le virtuel réunions à lancer immédiatement, ce qui peut nuire à létablissement de relations. En tant quanimateur, vous devez faire en sorte que les participants se sentent connectés, de sorte que vous ayez une réunion productive. Comment? Demandez à chaque participant de sidentifier au groupe. Assurez-vous également de leur rappeler dindiquer leurs noms. Une autre façon de garder le public engagé est de poser une question et de prendre des réponses via le chat. Sil y a des participants qui ne veulent pas ajouter leur voix à la réunion, ils doivent être mis en sourdine, afin que les bruits provenant de leur emplacement ne distraient pas les débats.

Soyez sûr de parler avec concision

Si vous êtes un leader, gardez vos points concis. Les réunions virtuelles peuvent être ennuyeuses lorsquun seul participant parle. Les participants seront fatigués découter une seule personne qui domine la conversation. Les participants doivent se sentir engagés et avoir la possibilité de sexprimer et dexprimer leur opinion.

Parfois, il peut y avoir un décalage entre les participants, vous devez donc leur donner suffisamment de temps pour faire leur discours. Si vous êtes un participant et que vous avez lintention de donner votre avis, commencez par vous présenter avant de commencer à expliquer.

Fermer les autres programmes

Une autre étiquette de réunion déquipe virtuelle est pour toujours fermer vos programmes. De nombreuses personnes se connectent aux réunions virtuelles avec différents programmes ouverts. Mon conseil est de fermer tous les programmes avant de rejoindre la réunion. Cela a un effet sur la vitesse de fonctionnement de votre ordinateur et sur la clarté du son. En outre, cela vous évitera lembarras si vous partagez des écrans. Vous ne voulez pas que vos collègues sachent que votre conjoint ira à l’après-travail! Gardez ouvert ce qui est requis pour la réunion. De plus, essayez de rejoindre la réunion tôt, de sorte que vous nêtes pas celui qui se joint en retard et distrait les participants.

Trouvez un cadre calme et silencieux

Pendant que vous vous réunissez virtuellement, vous devez tenir votre réunion dans un cadre professionnel. Trouvez un espace calme sans bruit de fond. Si vous participez de chez vous ou dans un lieu public, trouvez une salle calme et privée et éteignez la télévision et la musique. Si possible, demandez à quelquun de garder les jeunes enfants ou les animaux de compagnie engagés, afin quils ne perturbent pas votre réunion. Nous recommandons un code vestimentaire professionnel pour conserver une image professionnelle et sasseoir sur une chaise, au lieu de se prélasser paresseusement sur le canapé.

Focus sur la réunion

In une réunion en face à face, vous ne vous levez pas seulement et vous promenez Les réunions virtuelles ne font pas exception. Vous ne devez pas appuyer sur le bouton muet et répondre aux e-mails, surfer sur le Web. Il sagit dune étiquette de réunion virtuelle importante. Même si vous désactivez votre microphone, vos mouvements ou vos activités pendant la réunion pourraient être interprétés comme une tentative de signaler à l’animateur de vous donner une chance d’exprimer votre opinion. Cela peut distraire lorateur ou tout le public. Les participants doivent se concentrer sur la réunion et respecter lordre du jour de la réunion.

Voilà, 7 étiquettes de réunion déquipe virtuelle. Suivre ces conseils peut empêcher un facilitateur et les participants davoir des réunions qui durent trop longtemps ou sont inefficaces.

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