Conseils pour réussir vos conférences Web

La conférence Web est une méthode efficace, économique et pratique de communication et de collaboration avec vos employés et clients dispersés géographiquement. Aujourdhui, les conférences Web sont disponibles sur presque tous les appareils et utilisées à de nombreuses fins, y compris le personnel des sessions de formation, des réunions dactionnaires, des lancements de produits, des services de marketing - même des entretiens avec des employés potentiels.

Cependant, même si la conférence Web élimine les tracas et les coûts associés aux voyages daffaires, votre conférence nécessitera toujours le même temps de réflexion et defforts quune réunion en personne pour quelle soit utile et une utilisation constructive du temps pour vous et votre participants. Heureusement, il y a certaines choses que vous pouvez faire pour aider à fournir du matériel engageant qui permettra à vos participants de rester concentrés et de participer activement à votre réunion. Voici quelques conseils qui vous aideront à organiser des réunions en ligne comme vous le devriez.

● Assurez-vous que lenvironnement virtuel est adapté à la réunion

Il existe différents types de réunions telles que les réunions de direction, les réunions de planification de projet, les sessions de brainstorming créatif, les appels de vente, les réunions de prospection client et les sessions de montage vidéo en temps réel. Cependant, dans certains types de réunions, il est nécessaire de rencontrer des personnes en face à face, comme des réunions importantes avec des clients potentiels ou des discussions sur le développement de lemploi personnel. Si vous pensez que le contenu de la réunion convient à une réunion virtuelle, allez-y. Si vous pensez le contraire, rendez-vous à la rencontre de votre client lors dune réunion en personne.

● Connaissez votre public

Avant de préparer une réunion Web en ligne, essayez de connaître votre public. Il est nécessaire de connaître votre public avant une réunion car cela vous aidera à préparer le bon contenu pour la réunion virtuelle qui pourra être partagé avec tous les participants. Le type dapplication utilisé pour les réunions virtuelles doit être facile à utiliser, tout comme un appel téléphonique ou le clic dun bouton. Vous devez vous assurer que les participants sont familiarisés avec la technologie de conférence Web .

● Élaborer un plan et un calendrier de la réunion à lavance

Avant de démarrer la réunion virtuelle, il est nécessaire de définir des règles pour passer le contrôle et parler. Vous pouvez utiliser une technologie qui permet aux participants de cliquer sur un drapeau pour faire sonner ou lever la main dans mode de présentation virtuelle . Définissez également des règles de base pour les discussions personnelles, les discussions parallèles et la mode de diffusion.

● Sélectionnez le bon modérateur

Un modérateur joue un rôle important dans la définition du ton et aide à garder lordre du jour de la réunion sur la bonne voie. Le rôle du modérateur est de voir que chaque participant a la possibilité de poser des questions et de commenter le sujet. Il est également de la responsabilité du modérateur de vérifier si un participant souhaitant faire un commentaire ou prendre la parole peut participer. Assurez-vous que le modérateur que vous choisissez connaît les fonctionnalités des systèmes de conférence Web.

● Enregistrer le contenu des réunions virtuelles

Sélectionnez un logiciel de réunion virtuelle avec des fonctionnalités permettant denregistrer différents contenus générés lors de réunions virtuelles, tels que des mémos de tableau blanc, des documents, des notes, des discussions, des chats et dautres contenus importants. Vous devez vous assurer que la session et les fichiers audio sont tous deux enregistrés car ils peuvent être utilisés par des collègues qui nont pas pu participer à la réunion virtuelle pour quelque raison que ce soit.

● Répétez votre présentation

Évitez de lire directement sur une feuille de papier. Même si vos participants ne peuvent pas vous voir pendant la présentation, ils pourront vous dire que votre prestation est moins que naturelle. Si vous avez beaucoup de matière à couvrir et que vous craignez de manquer quelque chose, un plan est un excellent moyen de rester sur le sujet. Bonus: vous pouvez également allouer un temps spécifique à chaque sujet de votre plan pour garder votre conférence sur la bonne voie.

● Évitez de dupliquer votre discours et vos éléments visuels

Tout comme vous devez éviter de lire directement sur une feuille de papier, assurez-vous également de ne pas lire directement vos diapositives PowerPoint. À la place, limitez le texte de vos diapositives à quelques puces clés, que vous pouvez développer pendant la présentation.

● Fournir des visuels

Pour obtenir le meilleur retour sur votre investissement en conférence Web, assurez-vous dutiliser tous les outils et fonctionnalités fournis par votre service. Et rappelez-vous que les graphiques, graphiques et autres éléments visuels sont un excellent moyen de faciliter le traitement dinformations complexes.

● Réservez du temps pour les sessions de questions-réponses

Celles-ci ont lieu à la fin dune conférence à condition quelle dure 30 minutes ou moins. Sil dépasse les 30 minutes, vous devez prévoir des sessions de questions-réponses plus petites aux points de rupture tout au long de votre réunion, par exemple après chaque conférencier ou sujet. Cela permettra à vos participants de répondre à des questions pertinentes avant de passer à des documents plus complexes, au lieu de sauvegarder toutes leurs questions jusquà la toute fin de votre conférence lorsque vous êtes passé à des documents sans rapport.

Conclusion

Vous trouverez ci-dessus des conseils et des consignes dutilisation de la conférence Web. Les services de collaboration Web tels que les conférences de bureau peuvent jouer un rôle important dans le succès de votre entreprise. Cependant, il est nécessaire dutiliser les bons outils de conférence Web qui permettront à vos partenaires, clients et employés de collaborer et dinteragir sans effort.

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