7 conseils pour organiser des réunions déquipe virtuelles efficaces
Les réunions déquipe sont une partie essentielle de la vie professionnelle quotidienne. Il peut offrir tellement de choses sil est géré correctement. Cependant, dans lentreprise moderne, de plus en plus de personnes travaillent à distance. Beaucoup plus de discussions se déroulent sous forme de réunion virtuelle que de réunions en face à face. Il nest pas si facile dorganiser efficacement des réunions déquipe virtuelles. Nous vous proposons ici sept trucs et astuces pour vous.
Astuce 1. Choisissez le logiciel de réunion virtuelle
Make sure the virtual meeting software you use has all the features that you need. One of the market leading one is ezTalks Cloud Meeting that has effective range of features: up to 500-participant team meetings,no limit to the number of meetings,meeting scheduling,HD video and audio,screen sharing,recording and playback,whiteboarding,compatible with Mac,Windows,iOS and Android.
Astuce 2. Agenda, introductions, actions
Lors dune réunion déquipe régulière, il ne devrait pas être nécessaire de présenter les membres de léquipe. Faites une exception sil y a de nouveaux membres dans léquipe, mais ne perdez pas de temps précieux. Mais chacun a besoin de voir lordre du jour à lavance afin de pouvoir préparer son point de vue. Assurez-vous également que tout le monde voit toutes les actions enregistrées pendant la session. Un moyen efficace dy parvenir est de partager votre journal dactivité à lécran au fur et à mesure que vous avancez.
Astuce 3. Poli et culturellement conscient
Pour diriger une équipe virtuelle efficace réunions, chaque participant doit être plus conscient que jamais quil doit être poli et sensible. Il est trop facile de penser que la technologie vous fournit un bouclier magique ou doublier que les taquineries amicales ne sont pas si amicales lorsque vous nêtes pas côte à côte.
Astuce 4. Horaires des réunions régulières
Un gros avantage des réunions déquipe virtuelles est que votre logiciel de réunion virtuelle peut prendre en charge une session de planification de réunion régulière. Encore une fois, ezTalks Cloud Meeting propose des rappels de réunion pour les réunions régulières qui incluent tous les liens nécessaires pour rejoindre la session.
Astuce 5. Pas de multi-tâches
En tant que participant dans une réunion déquipe virtuelle, vous devez vous souvenir de certaines règles. En plus du besoin de shabiller même si vous êtes à la maison (ce nest que poli), concentrez-vous sur ce qui se passe. Ne faites pas de tâches multiples. Ne répondez pas aux e-mails. Ne vous éloignez pas pour ouvrir la porte. Ne fais pas un verre. Ne mangez pas votre déjeuner. Ne discutez pas avec votre voisin dans la prochaine cabine!
Les réunions déquipe virtuelles sont bien plus efficaces que les réunions audio pures pour plusieurs raisons. Le plus important est peut-être que cela aide à empêcher les gens deffectuer plusieurs tâches à la fois! Sils savent quils peuvent être vus, une discipline leur est imposée. De la même manière, pouvoir partager des documents, des présentations, des graphiques et des feuilles de calcul permet un niveau dinteraction et dengagement plus élevé.
Conseil 6. À faire et à ne pas faire
Les 4 meilleures choses à faire dans les réunions déquipe virtuelles
• Soyez courtois envers tous les autres membres de léquipe
• Parlez clairement et un peu plus lentement que dhabitude, en particulier pour les équipes internationales
• Gardez les mouvements du corps vers le bas au minimum, faites des gestes lentement et naturellement
• Maintenez un contact visuel en regardant droit dans la caméra - ne soyez pas vain et regardez-vous!
Les 4 choses à ne pas faire pour des réunions déquipe virtuelles réussies
• Ne faites pas de sons gênants, portez des bijoux bruyants ou une couverture votre micro
• Ne criez pas et ne faites pas de mouvements distrayants
• Ninterrompez pas les autres orateurs
• Nentretenez pas de conversations parallèles à votre emplacement
Astuce 7. Terminez avec la session Water Cooler
Tout comme une vraie réunion, prenez le temps de faire un bref bilan de ce qui a bien fonctionné et de ce qui na pas fonctionné pendant la session. Laissez les gens se débarrasser de leurs affaires au lieu daller au coin de la rue et de se plaindre à tout le monde alors quils se rassemblent autour de la fontaine deau.
Résumé
Ce qui précède sont sept conseils sur la façon de diriger efficacement des réunions déquipe virtuelles. Les réunions déquipe virtuelles sont de plus en plus courantes. Leur utilisation pour les réunions déquipe régulières est cependant encore assez récente. Tant que vous choisissez un ensemble performant de technologies sous-jacentes et que vous appliquez des disciplines plus rigides que ce à quoi vous vous attendez lors de réunions en face à face, les réunions virtuelles peuvent être encore plus rentables que les sessions réelles.
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