6 Types de réunions professionnelles dans lorganisation

Le plus souvent, vous assistez à plusieurs réunions par semaine. En dautres termes, vous assistez probablement à différents types de réunions daffaires. Les réunions sur le lieu de travail sont des éléments essentiels de la gestion de lentreprise. Il y a des réunions où vous prenez des décisions, partagez des informations, et il y a celles où vous réfléchissez à quelque chose.

En plus de cela, ces réunions fréquentes dans une organisation sont utilisées pour résoudre des différends, résoudre des problèmes, construire un travail déquipe, améliorer les performances, et bien plus encore. Selon lorganisation de lentreprise, les réunions dentreprise peuvent être informelles ou formelles et peuvent aller de deux à plusieurs centaines. Pour les entreprises qui ont une politique de collaboration, elles intègrent assez souvent des clients, des fournisseurs et même des partenaires commerciaux à leurs réunions.

En général, chaque type de réunion dorganisation a son objectif unique. Pour atteindre ces objectifs, vous considérez la différence dans la mise en place et la tenue dune réunion spécifique. Cela explique pourquoi vous devez définir le type de réunion lors de la planification dune réunion. Bien que chaque réunion soit distincte, connaître les 6 types de réunions d’affaires les plus courants dans l’organisation vous aidera à mieux identifier les objectifs, la structure et les activités qui conviennent le mieux à vos réunions.

1. Réunions de projet

Many companies are structured to have different departments each assigned a particular task,such as developing a new product or carrying out the business reorganization. Quite often,the management of the organization arranges for meetings that bring together departmental project managers. This kind of sitting is called project meeting,and it takes several forms,which include brainstorming sessions,design meetings,planning and progress session,review meeting,and so on.

2. Réunions de mise à jour de statut

Les réunions de mise à jour de statut sont en effet lun des types de réunions daffaires les plus courants. La plupart des entreprises organisent des réunions de mise à jour après une période déterminée, par exemple sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Comme son nom l’indique, l’objectif principal de ce type d’assemblage est de fournir aux employés une mise à jour sur les défis et les progrès de l’entreprise.

3. Réunions collaboratives

Comme indiqué dans la section dintroduction, certaines entreprises ont une politique de collaboration, qui les oblige à tenir des réunions régulières avec leurs partenaires commerciaux et leurs clients. Il existe plusieurs formes de cette session, qui incluent lassemblée générale annuelle, lassemblée générale extraordinaire, la réunion du conseil, la réunion du comité, lassemblée des créanciers, lassemblée statutaire, et bien plus encore. Lobjectif de ces réunions est de discuter de questions telles que les améliorations de la chaîne dapprovisionnement, lexpansion des projets, les nouvelles entreprises sur le marché, etc.

Les réunions de collaboration aident à renforcer les relations commerciales avec des groupes externes et à donner à lentreprise une meilleure idée de l’orientation client. Contrairement à dautres types de réunions daffaires où les personnes présentes sont dans la plupart des cas dans la même salle, les réunions collaboratives impliquent toujours des groupes externes, souvent à des endroits différents. Il peut être difficile et même coûteux de demander à une personne située à des centaines de milliers de kilomètres du poste de votre entreprise d’assister physiquement à une réunion d’affaires. Heureusement, de nos jours, des réunions collaboratives peuvent être organisées à tout moment et nimporte où grâce à des solutions de communication virtuelle comme ezTalks Cloud Meeting.

4. Réunions durgence

Une réunion durgence est convaincue si lentreprise rencontre un problème grave. Par exemple, si une perte financière importante sest produite, il est important dinformer tous les employés afin quils comprennent les changements et les implications qui se produiront à la suite de lurgence. De nombreuses autres urgences pouvant survenir dans une organisation commerciale peuvent entraîner larrêt temporaire des travailleurs ou la fermeture complète. En communiquant efficacement ces défis lors de la réunion, les managers seront mieux à même de réduire le sentiment dincertitude chez les collaborateurs et déviter le risque que des anecdotes se répandent partout.

5. Réunions de prise de décision

Les réunions de prise de décision sont dautres types de réunions courants dans une entreprise où les personnes invitées prennent la grande majorité des décisions commerciales. Alors que de petites décisions sont souvent prises dans toutes sortes de réunions dorganisations, les décisions considérées comme les plus importantes reçoivent leurs réunions dédiées. Tous ceux qui participent à la séance doivent être bien conscients de ce quils vont discuter (information) pour sassurer que la décision quils ont prise sur la réunion en vaut la peine. Par conséquent, le facilitateur dune telle réunion devrait définir le problème et donner aux participants suffisamment de temps pour le traiter avant le début de la réunion.

6. Réunions de motivation

Les réunions de motivation (parfois appelées sessions de consolidation déquipe) sont spécifiquement conçues pour obtenir lengagement dun groupe ou dune équipe de travailleurs autour dun effort de changement. Ces réunions sont organisées pour élever lénergie et la volonté des participants datteindre un objectif particulier. Ils jouent également un rôle essentiel dans le renforcement de la relation entre les dirigeants de lentreprise et les employés en plus de promouvoir la culture dentreprise. En tant que facilitateur dune réunion de motivation, vous devez faire appel à eux à la fois émotionnellement et logiquement. Dans une telle réunion, le dialogue est essentiel, et les gens doivent sentir quils ont été entendus avant de vouloir accepter et même mettre en œuvre ce que lentreprise est en train de faire.

Conclusion

La liste des différents types de réunions daffaires et leur objectif est infinie, et les explications ci-dessus ne sont que quelques-unes. Bien que différents types de réunions daffaires aient des buts et des objectifs différents, certains aspects les combinent. Les réunions représentent une valeur énorme tant pour les employés que pour les entreprises. Par essence, en tant que facilitateur, vous devez planifier en conséquence de manière à organiser des réunions en fonction des besoins de lorganisation.

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